Outsourcing sprzątania biura - kiedy opłaca się firmom z Trójmiasta?

Na czym polega outsourcing sprzątania biura?

W najprostszym ujęciu outsourcing oznacza przekazanie określonych zadań zewnętrznemu wykonawcy. W przypadku utrzymania czystości firma nie musi samodzielnie organizować wszystkich prac porządkowych - ustala z wykonawcą zakres, harmonogram oraz sposób realizacji.

Może to dotyczyć zarówno niewielkiego gabinetu, jak i większego biura, open space, lokalu usługowego czy przestrzeni z rozbudowanym zapleczem.

Najważniejsze jest przy tym rozróżnienie pomiędzy jednorazowym zleceniem a stałą obsługą.

Jednorazowe sprzątanie sprawdza się między innymi po remoncie, przeprowadzce, wydarzeniu firmowym lub wtedy, gdy przestrzeń wymaga większych porządków.

Regularna współpraca ma natomiast zapewniać utrzymanie ustalonego poziomu czystości przez cały okres funkcjonowania biura.

Kiedy zewnętrzna obsługa sprzątania ma największy sens?

Nie istnieje jedna wielkość firmy, od której outsourcing zaczyna być uzasadniony.

Znacznie ważniejszy jest sposób wykorzystywania przestrzeni.

Zewnętrzną obsługę warto rozważyć szczególnie wtedy, gdy:

• biuro jest użytkowane przez wiele osób,

• firma regularnie przyjmuje klientów,

• pracownicy nie powinni zajmować się organizowaniem porządków,

• sanitariaty i kuchnia wymagają systematycznej obsługi,

• przestrzeń funkcjonuje przez większość tygodnia,

• firma potrzebuje sprzątania przed rozpoczęciem lub po zakończeniu pracy,

• zakres prac różni się pomiędzy poszczególnymi dniami,

• potrzebne są również prace okresowe,

• firma posiada kilka różnych typów pomieszczeń.

Zewnętrzna obsługa może być praktyczna również dla niewielkiego biura. Jeżeli firma zatrudnia kilka osób, ale codziennie przyjmuje klientów, posiada poczekalnię, gabinety i sanitariat, regularne utrzymanie tych stref nadal może wymagać dobrze zaplanowanego harmonogramu.

Jak wygląda sprzątanie biur na terenie Trójmiasta?

Przy wyborze wykonawcy lokalizacja ma praktyczne znaczenie, szczególnie jeśli firma potrzebuje stałej obsługi w określone dni i godziny.

Jednym z lokalnych rozwiązań jest sprzątanie biur Trójmiasto realizowane przez Luxus Clean. Firma obsługuje przedsiębiorstwa w Gdańsku, Gdyni i Sopocie, a oferta obejmuje między innymi biura, open space, gabinety specjalistyczne, lokale usługowe, punkty handlowe, magazyny, recepcje, sale konferencyjne, kuchnie pracownicze oraz pomieszczenia socjalne.

Współpraca może mieć charakter regularny albo jednorazowy. Zakres, częstotliwość i godziny realizacji są ustalane w zależności od sposobu funkcjonowania konkretnej firmy.

Takie podejście jest szczególnie istotne w przypadku obiektów, w których poszczególne strefy są użytkowane z różną intensywnością.

Dlaczego nie warto ustalać zakresu wyłącznie na podstawie metrażu?

Metraż jest potrzebny przy planowaniu usługi, ale nie pokazuje rzeczywistego obciążenia przestrzeni.

Wyobraźmy sobie dwa biura o powierzchni 250 m².

W pierwszym codziennie pracuje 40 osób. Firma przyjmuje klientów, posiada dwie sale konferencyjne, kuchnię, kilka sanitariatów i dużą recepcję.

Drugie biuro należy do firmy działającej głównie zdalnie. W siedzibie regularnie pojawia się kilkanaście osób, a klientów przyjmuje się sporadycznie.

Powierzchnia jest podobna, ale zakres potrzebnych prac może być zupełnie inny.

Dlatego przy planowaniu sprzątania należy uwzględnić również:

• liczbę pracowników,

• rzeczywistą frekwencję,

• liczbę klientów i gości,

• godziny funkcjonowania,

• układ pomieszczeń,

• liczbę sanitariatów,

• sposób korzystania z kuchni,

• liczbę stanowisk pracy,

• rodzaj podłóg,

• intensywność ruchu w częściach wspólnych.

Dopiero połączenie tych informacji daje rzeczywisty obraz potrzeb.

Jak podzielić biuro na strefy sprzątania?

Jednym z praktyczniejszych sposobów organizacji jest podzielenie przestrzeni według intensywności użytkowania.

Strefy o dużym natężeniu ruchu

Najczęściej należą do nich:

• wejście,

• recepcja,

• główne korytarze,

• sanitariaty,

• kuchnia,

• pomieszczenia socjalne.

W takich miejscach zabrudzenia pojawiają się stosunkowo szybko. Częstotliwość ich obsługi może więc być większa niż w pozostałych częściach obiektu.

Strefy robocze

Są to przede wszystkim:

• open space,

• gabinety,

• stanowiska pracy,

• sale konferencyjne.

Częstotliwość sprzątania zależy tutaj przede wszystkim od liczby użytkowników.

Strefy wykorzystywane okresowo

Do tej kategorii mogą należeć:

• archiwa,

• niektóre magazyny,

• rzadziej używane sale,

• dodatkowe pomieszczenia.

Nie oznacza to, że można je całkowicie pomijać. Zazwyczaj wystarczy jednak uwzględnić je w harmonogramie z mniejszą częstotliwością.

Co powinno obejmować regularne sprzątanie biura?

Zakres zawsze powinien zostać ustalony indywidualnie.

W ofercie Luxus Clean standardowa obsługa przestrzeni firmowych obejmuje między innymi odkurzanie i mycie podłóg, ścieranie kurzu, czyszczenie blatów, biurek, recepcji i sal spotkań, opróżnianie koszy oraz porządkowanie powierzchni wspólnych.

Osobnej uwagi wymagają kuchnie i sanitariaty.

W tych pomieszczeniach zakres może obejmować czyszczenie:

• zlewów,

• blatów,

• stołów,

• armatury,

• umywalek,

• toalet,

• luster,

• dozowników,

• płytek,

• powierzchni narażonych na wilgoć i osad.

Nie wszystkie czynności muszą jednak odbywać się z jednakową częstotliwością.

Właśnie dlatego przed rozpoczęciem regularnej współpracy warto przygotować listę zadań i przypisać im odpowiedni harmonogram.

Jak stworzyć harmonogram sprzątania biura?

Dobry harmonogram powinien odpowiadać na trzy pytania:

Co ma być sprzątane? Jak często? Kiedy?

Pierwszym krokiem jest podział obiektu na strefy.

Następnie można określić czynności wykonywane:

• podczas każdej wizyty,

• kilka razy w tygodniu,

• raz w tygodniu,

• okresowo,

• w razie konkretnej potrzeby.

Przykładowo sanitariaty i kuchnia mogą wymagać obsługi podczas każdej wizyty, natomiast dokładniejsze czyszczenie wybranych powierzchni może odbywać się rzadziej.

Osobnego harmonogramu mogą wymagać również okna i większe przeszklenia.

Nie należy więc utożsamiać częstotliwości wizyt ekipy z częstotliwością wykonywania każdej możliwej czynności.

Jak zaplanować sprzątanie w firmie pracującej hybrydowo?

Praca hybrydowa zmieniła sposób wykorzystywania wielu biur.

Jeżeli jednego dnia w siedzibie znajduje się 15 osób, a kolejnego 60, identyczny zakres prac każdego dnia nie zawsze jest najbardziej racjonalnym rozwiązaniem.

Przy planowaniu warto przeanalizować:

• dni największej obecności zespołu,

• terminy cyklicznych spotkań,

• wykorzystanie sal konferencyjnych,

• liczbę klientów pojawiających się w poszczególnych dniach,

• intensywność użytkowania kuchni i sanitariatów.

Dzięki temu można skoncentrować większy zakres prac na okresach największego obciążenia przestrzeni.

Harmonogram powinien być możliwy do zmodyfikowania również wtedy, gdy model pracy firmy ulegnie zmianie.

Czy sprzątanie może odbywać się poza godzinami pracy?

W wielu przedsiębiorstwach jest to najbardziej praktyczne rozwiązanie.

Luxus Clean deklaruje możliwość realizowania sprzątania firm przed otwarciem, po zakończeniu pracy, w wybrane dni tygodnia albo cyklicznie według ustalonego harmonogramu.

Pozwala to ograniczyć sytuacje, w których prace porządkowe kolidują z:

• obsługą klientów,

• spotkaniami,

• korzystaniem z sal konferencyjnych,

• przemieszczaniem się pracowników,

• codzienną pracą przy stanowiskach.

Nie oznacza to jednak, że sprzątanie zawsze musi odbywać się wieczorem.

W obiektach funkcjonujących przez wiele godzin niektóre strefy mogą wymagać kontroli również w ciągu dnia.

Dotyczy to szczególnie sanitariatów, kuchni, recepcji i intensywnie użytkowanych części wspólnych.

Jak zaplanować sprzątanie recepcji i części reprezentacyjnych?

Recepcja ma specyficzną funkcję, ponieważ jest przestrzenią roboczą, a jednocześnie miejscem widocznym dla klientów i kontrahentów.

Szczególnej uwagi mogą wymagać:

• podłoga,

• lada recepcyjna,

• powierzchnie szklane,

• drzwi,

• strefa oczekiwania,

• stoliki,

• inne dostępne powierzchnie.

Znaczenie ma również pora sprzątania.

Jeżeli największy ruch klientów przypada na popołudnie, stan recepcji właśnie w tym okresie może być ważniejszy niż jej wygląd bezpośrednio po porannym sprzątaniu.

Podobną zasadę warto zastosować do sal konferencyjnych.

Przy dużej liczbie spotkań harmonogram powinien uwzględniać ich rzeczywiste wykorzystanie.

Jak organizować sprzątanie kuchni pracowniczej?

Kuchnia należy do miejsc, w których zabrudzenia powstają bardzo szybko.

Największe obciążenie pojawia się zazwyczaj w godzinach przerw.

Regularnej uwagi mogą wymagać:

• blaty,

• stoły,

• zlew,

• armatura,

• zewnętrzne powierzchnie urządzeń,

• podłoga,

• kosze.

Trzeba jednocześnie jasno określić granicę pomiędzy standardową obsługą a pracami dodatkowymi.

Jeżeli firma oczekuje np. okresowego dokładnego czyszczenia określonych elementów wyposażenia, warto uwzględnić to oddzielnie w harmonogramie.

Jak organizować sprzątanie sanitariatów?

Częstotliwość obsługi sanitariatów powinna wynikać przede wszystkim z liczby użytkowników.

Innego harmonogramu wymaga toaleta wykorzystywana przez kilka osób, a innego zaplecze sanitarne w dużym biurze.

Zakres może obejmować czyszczenie:

• umywalek,

• armatury,

• toalet,

• luster,

• dozowników,

• płytek,

• podłóg,

• powierzchni narażonych na wilgoć.

W przypadku intensywnego użytkowania warto oceniać stan sanitariatów również pomiędzy kolejnymi planowanymi wizytami.

Jeżeli regularnie wymagają dodatkowej interwencji wcześniej, harmonogram należy zmodyfikować.

Jakie prace warto wykonywać okresowo?

Regularne sprzątanie nie powinno powodować pomijania czynności potrzebnych rzadziej.

Luxus Clean wskazuje w ofercie dla firm również prace dodatkowe, w tym mycie okien, przeszkleń i witryn oraz doczyszczanie po remoncie, przeprowadzce, wydarzeniu firmowym lub intensywnym użytkowaniu lokalu.

W harmonogramie okresowym można więc uwzględnić zadania, które nie muszą być realizowane podczas każdej wizyty.

Warto zaplanować je z wyprzedzeniem zamiast zamawiać dopiero wtedy, gdy zabrudzenia stają się wyraźnie widoczne.

Co zrobić po remoncie lub przeprowadzce biura?

Zmiana siedziby albo remont wymaga zupełnie innego podejścia niż standardowa obsługa.

Po remoncie problemem może być drobny pył budowlany osiadający na:

• podłogach,

• meblach,

• drzwiach,

• parapetach,

• ramach,

• zabudowie,

• trudno dostępnych elementach.

Mogą również pozostać ślady materiałów wykorzystywanych podczas prac.

Przy przeprowadzce zakres zależy natomiast od tego, czy sprzątana jest dotychczasowa siedziba, nowa przestrzeń przed rozpoczęciem pracy czy oba obiekty.

Luxus Clean uwzględnia w ofercie dla biznesu jednorazowe sprzątanie po remoncie i przeprowadzce, dlatego taki charakter zlecenia warto zgłosić od razu podczas ustalania zakresu.

A co ze sprzątaniem magazynów i zaplecza?

Obsługa biznesowa nie musi ograniczać się do typowego biura.

Luxus Clean realizuje również sprzątanie magazynów i zapleczy technicznych.

W takich obiektach należy uwzględnić między innymi:

• większe powierzchnie,

• ciągi komunikacyjne,

• strefy przeładunkowe,

• zaplecza,

• intensywność użytkowania,

• charakter powstających zabrudzeń.

Jeżeli biuro jest połączone z magazynem, nie należy automatycznie stosować identycznego harmonogramu dla obu części.

Każdą strefę warto przeanalizować osobno.

Od czego zależy koszt sprzątania biura?

Nie da się rzetelnie ocenić kosztu wyłącznie na podstawie informacji, że firma posiada np. 150 m² powierzchni.

Na zakres i wycenę wpływają między innymi:

• wielkość obiektu,

• liczba pomieszczeń,

• układ przestrzeni,

• częstotliwość wizyt,

• liczba użytkowników,

• zakres czynności,

• rodzaj powierzchni,

• dodatkowe prace,

• charakter zlecenia.

Inny zakres będzie dotyczył regularnej obsługi biura kilka razy w tygodniu, a inny jednorazowych generalnych porządków.

Dlatego przy porównywaniu ofert należy sprawdzić, czy rzeczywiście obejmują te same czynności i częstotliwość.

Jak przygotować firmę do rozpoczęcia współpracy?

Przed pierwszą wizytą warto ustalić kilka zasad organizacyjnych.

1. Określ dostęp do pomieszczeń

Trzeba wskazać, które miejsca mogą być sprzątane oraz czy występują strefy o ograniczonym dostępie.

2. Ustal zasady dotyczące stanowisk pracy

Jeżeli na biurkach pozostają dokumenty, sprzęt lub prywatne przedmioty, powinno być jasne, w jaki sposób mają być traktowane podczas sprzątania.

3. Wskaż delikatne powierzchnie

Nietypowe materiały lub elementy wymagające specjalnej pielęgnacji najlepiej zgłosić wcześniej.

4. Określ godziny realizacji

Sprzątanie powinno możliwie najmniej kolidować z funkcjonowaniem firmy.

5. Ustal sposób zgłaszania dodatkowych potrzeb

Remont, wydarzenie, szkolenie czy zwiększony ruch mogą czasowo zmienić zakres potrzebnych prac.

Jak oceniać jakość regularnego sprzątania?

Najlepszym momentem na ocenę nie zawsze jest chwila bezpośrednio po zakończeniu prac.

Warto obserwować również stan biura przed następną wizytą.

Jeżeli regularnie okazuje się, że:

• kosze są przepełnione,

• kuchnia wymaga wcześniejszej interwencji,

• sanitariaty są zbyt intensywnie użytkowane,

• wejście szybko się brudzi,

• określone powierzchnie są systematycznie pomijane,

należy zweryfikować zakres lub harmonogram.

Problem nie zawsze oznacza potrzebę zwiększenia liczby pełnych wizyt.

Czasami wystarczy częściej obsługiwać konkretną strefę.

Dobry model współpracy powinien więc umożliwiać dostosowanie zakresu do zmian zachodzących w firmie.

FAQ - sprzątanie biur Trójmiasto

Jak często warto sprzątać biuro?

Częstotliwość powinna zależeć od liczby użytkowników, natężenia ruchu, rodzaju pomieszczeń i sposobu funkcjonowania firmy. Intensywnie użytkowane biura mogą wymagać częstszej obsługi niż niewielkie siedziby zespołów pracujących hybrydowo.

Czy Luxus Clean obsługuje firmy w całym Trójmieście?

Tak. Oferta dla biznesu obejmuje Gdańsk, Gdynię i Sopot. Firma obsługuje między innymi biura, open space, gabinety, lokale usługowe, punkty handlowe, magazyny i inne przestrzenie komercyjne.

Czy można zamówić sprzątanie biura poza godzinami pracy?

Tak. Luxus Clean wskazuje możliwość realizowania usług przed otwarciem, po zakończeniu pracy, w wybrane dni tygodnia oraz cyklicznie według ustalonego harmonogramu.

Czy można zamówić jednorazowe sprzątanie firmy?

Tak. Oprócz regularnej obsługi możliwe są zlecenia jednorazowe, np. generalne porządki, sprzątanie po remoncie, przeprowadzce lub wydarzeniu firmowym.

Czy sprzątanie może obejmować kuchnię i sanitariaty?

Tak. Oferta dla firm obejmuje czyszczenie między innymi zlewów, blatów, stołów, armatury, umywalek, toalet, luster, dozowników, płytek oraz innych powierzchni objętych ustalonym zakresem.

Czy firma sprzątająca może zajmować się również magazynem?

Tak. Luxus Clean realizuje także sprzątanie magazynów i zapleczy technicznych. Zakres powinien być dopasowany do wielkości powierzchni, intensywności eksploatacji oraz charakteru obiektu.

Czy mycie okien można uwzględnić w sprzątaniu firmy?

Tak. Luxus Clean wymienia mycie okien, przeszkleń i witryn wśród prac dodatkowych. Zakres najlepiej ustalić przed rozpoczęciem współpracy.

Od czego zależy cena sprzątania biura w Trójmieście?

Na wycenę wpływają między innymi wielkość powierzchni, częstotliwość usług i zakres prac. Inny koszt może dotyczyć regularnej obsługi, a inny jednorazowego generalnego sprzątania lub prac po remoncie.

Czy zakres sprzątania można zmienić podczas stałej współpracy?

Potrzeby mogą zmieniać się wraz z większym ruchem, wydarzeniami firmowymi, remontem czy zmianą sposobu użytkowania przestrzeni. Dlatego harmonogram warto okresowo weryfikować i dostosowywać do aktualnej sytuacji.